Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp TPHCM

Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp TPHCM

Tổ chức sự kiện là việc lên nội dung, kịch bản, ý tưởng, cung cấp nhân sự và kế hoạch cụ thể cho một sự kiện, từ đó tiến hành ra tổ chức ra bên ngoài. Đơn vị tổ chức sự kiện chịu trách nhiệm toàn bộ quá trình sự kiện diễn ra.

– Ý tưởng: Với mỗi loại hình sự kiện sẽ diễn ra cần có các ý tưởng độc đáo ấn tượng hình thành.

– Kịch bản: Lên bố cục, sắp xếp và thiết lập các hạng mục có trong sự kiện sao cho phù hợp với nhau nhất, thời gian bắt đầu, kết thúc và lời thoại của MC.

– Cung cấp nguồn nhân sự: Mỗi người trong sự kiện sẽ có một nhiệm vụ và vai trò nhất định. Nhà tổ chức sự kiện cần phải tập hợp họ lại và tạo thành 1 thể thống nhất, bao gồm: đạo diễn sự kiện, đạo diễn âm thanh ánh sáng.

– Tiến hành tổ chức sự kiện: Đem tất cả những gì đã chuẩn bị lên sân khấu, vận hành chúng chuyên nghiệp và cố gắng hạn chế sai xót. Xử lý các sự cố nếu có.

Các loại hình sự kiện phổ biến hiện nay

Các loại hình sự kiện phổ biến hiện nay

Tổ chức lễ khai trương

Lễ khánh thành, động thổ, thi công

Tổ chức event ra mắt sản phẩm

Tổ chức sự kiện đám cưới, ăn hỏi, đám ma…

Lễ ký kết hợp đồng

Hội nghị, hội thảo

Tổ chức tiệc tất niên, các dịch lễ tết

Tổ chức event hội trợ, triển lãm

Họp báo

Sự kiện ca nhạc, liveshow

Các loại tổ chức sự kiện khác nhằm quảng bá, marketing thương hiệu, dịch vụ…

Các sự kiện mang ý nghĩa cá nhân, cộng đồng

Cách lên chương trình tổ chức sự kiện đầy đủ

1. Định hình sự kiện

Bước đầu tiên khi tiến hành quy trình tổ chức sự kiện là định hình được loại sự kiện. Quý vị cần nghiên cứu trước các hình thức sự kiện hiện nay đã và đang được tổ chức. Để xác định được chương trình phù hợp nhất với mong muốn của mình.

Cách lên chương trình tổ chức sự kiện đầy đủ

2. Xác định thông điệp

Mỗi sự kiện diễn ra đều có mục tiêu nhất định, thông điệp nhất định. Để chương trình được thực hiện để lại ấn tượng với quan khách và công chúng thì quý vị nên xác định rõ thông điệp mà buổi sự kiện muốn truyền tải. Việc xây dựng thông điệp cần bám sát nội dung và mục đích mà sự kiện hướng tới. Thông điệp càng sâu sắc, ngắn gọn và xúc tích, càng dễ đi sâu vào lòng người, có sức lan tỏa lớn.

3. Lên chương trình tổ chức sự kiện

– Các tiết mục thu hút sự chú ý: Việc kết hợp một số tiết mục văn nghệ, biểu diễn ca nhạc,vv… là rất cần thiết. Không những thế, nếu sự kiện có sự xuất hiện của các nghệ sĩ nổi tiếng. Điều này làm thu hút người xem hơn.

– Các tiết mục truyền tải thông điệp khi lên chương trình tổ chức sự kiện: Thông điệp luôn là yếu tố rất quan trọng của mỗi một sự kiện. Nó là dấu ấn riêng, tạo nên sự khác biệt của sự kiện so với các chương trình khác. Chính vì thế, quý khách hàng cần khéo léo đưa nội dung thông điệp vào kịch bản tổ chức sự kiện thông qua một số các tiết mục hoặc hoạt động trong buổi lễ.

– Các tiết mục xây dựng không khí: Để mang lại bầu không khí vui tươi, thoải mái hơn cho các sự kiện, quý vị nên bổ sung một số hoạt động như tổ chức trò chơi, bốc thăm may mắn hay quay số trúng thưởng,… Nó giúp chương trình trở nên sôi nổi, hấp dẫn hơn, tránh gây nhàm chán.

Kỹ năng, kinh nghiệm tổ chức sự kiện

1. Xác định, lựa chọn hình thức tổ chức sự kiện hợp lý

Cần trả lời các câu hỏi sau đây:

Mục đích của sự kiện (Mục đích chính và mục đích phụ)?

Lợi ích mà sự kiện mang lại?

Ngân sách dự tính?

Những hao tổn rủi ro?

Quy mô sự kiện lớn hay nhỏ?

Số lượng người tham gia, họ thuộc đối tương nào?

Dự trù đánh giá của người dự tiệc sau khi kết thúc sự kiện

Trường hợp xấu nhất là gì?

Kỹ năng, kinh nghiệm tổ chức sự kiện

2. Chuẩn bị cho sự kiện – lên kế hoạch cho sự kiện

– Cụ thể hóa mục tiêu: Ví dụ nếu lúc đầu mục tiêu khi lên ý tưởng đó là quảng cáo, truyền thông được một sản phẩm thì ở mục này cần phải rõ ràng hơn, đó là giới thiệu sản phẩm tới 5000 người, và có 1000 người sử dụng sản phẩm với 300 feedback.

– Xác định thời gian: Cố gắng tổ chức vào những ngày thứ 7, chủ nhật để tránh lịch đi làm, gây ra tình trạng khách tham dự không đến đông đủ như dự kiến, hoặc 1 vài khách mời quan trọng đến muộn. Nếu như sự kiện không đủ sức hút, hoặc không phải sự kiện theo các dịp lễ tết thì nên tránh thời gian đó ra.

– Xác định ngân sách cụ thể: Bao gồm ngân sách có sẵn và ngân sách đi xin từ nhà tài trợ. Chia ngân sách cho từng hạng mục, giới hạn chi phí lớn nhất cho phép với từng hạng mục.

Một số hạng mục như: Tiền thuê địa điểm tổ chức sự kiện; tiền thuê các trang thiết bị cho sự kiện (thiết bị âm thanh, ánh sáng, bóng bay, màn hình Led…); tiền thuê các nhân sự phục vụ như lễ tân, Pg, Mc dẫn chương trình, ca sĩ, khách mời…; tiền thuê báo chí, truyền thông.

– Nhân sự và thiết bị

– Lên danh sách người tham dự: Xác định số lượng người tham dự, đối tượng và những người quan trọng đặc biệt.

– Đề phòng rủi ro: Xác định rủi ro có thể có và phương án đề phòng

– Lập kế hoạch tổng thể: Đơn vị tổ chức sự kiện cần nắm rõ nhân sự, trang thiết bị, những hạng mục có sẵn hoặc cần có. Sắp xếp thời gian các hạng mục diễn ra phù hợp với đối tượng người tham dự tiệc.

3. Tiến hành tổ chức sự kiện

– Đón tiếp khách. Tuyên bố lễ khai mạc và ý nghĩa buổi lễ, sự kiện.

– Tiến hành chương trình theo kế hoạch

Lưu ý các bên làm truyền thông, quảng bá và báo chí. Luôn phải để mắt đến họ vì những sai sót trong quá trình diễn ra có thể là tâm điểm chú ý của giới báo chí. Hãy nhớ “chăm sóc” thật tốt các khách dự tiệc quan trọng.

4. Kết thúc sự kiện

– Hoàn thành thủ tục thanh lý hợp đồng, hóa đơn cần thanh toán.

– Làm báo cáo lên công ty.

– Tiếp tục từ thành công của event, xúc tiến thương mại, quảng cáo.

– Rút ra những bài học sau sự kiện.

Kỹ năng cần có của người tổ chức sự kiện

Một người giỏi về tổ chức sự kiện trước tiên phải là người tỉ mẩn, chu đáo, biết chăm chút tới từng tiểu tiết. Đó chính là thể hiện của sự chuyên nghiệp.

1. Định hướng trở thành một chuyên gia tổ chức sự kiện

– Đánh giá đúng về bản thân: Hãy tự hỏi xem mình có những kỹ năng gì, kỹ năng nào đã được hoàn thiện, kỹ năng nào cần rèn luyện, trau dồi, kỹ năng nào cần phải phát triển, và cuối cùng là những kỹ năng bạn có có thể hỗ trợ gì cho bạn trong ước mơ trở thành người tổ chức sự kiện giỏi.

– Hiểu rằng Kinh nghiệm không bao giờ là đủ: Kinh nghiệm có thể đến từ mọi nơi, mọi lúc. Có thể tự học từ các nguồn tư liệu sách vở, internet, lớp học ngoài giờ… Nhưng, thực tế nhất, đáng tìm hiểu nhất chính là những kinh nghiệm từ những người đi trước.

2. Đạt được những yêu cầu cụ thể của ngành/nghề

– Sáng tạo trong sự kiện: Từ việc lựa chọn địa điểm, thiết kế, trang trí, lên kịch bản, các tiết mục biểu diễn nghệ thuật cho đến ý tưởng cho việc truyền đạt nội dung, thông điệp của sự kiện, ở tất cả mọi phần của sự kiện, sáng tạo đều đóng một vai trò rất quan trọng.

– Kỹ năng viết kịch bản: Để viết được một kịch bản Event tốt thì người viết cần có sự sáng tạo, đầu óc tư duy và trí tưởng tượng phong phú để có thể hình dung sự kiện chạy thế nào từ đó đưa ra những ý tưởng thiết thực và độc đáo nhất.

– Kỹ năng viết Proposal: Để có thể viết được một Proposal hoàn chỉnh, cần biết được tầm quan trọng, công tác chuẩn bị và việc lên kế hoạch cho việc làm ra một Proposal.

– Kỹ năng lên Check-list: Có một tố chất và yếu tố rất cần để có thể hoàn thành tốt checklist cho Sự kiện, đó chính là sự tỉ mỉ, cẩn thận, chu đáo, chuyên nghiệp và một cái nhìn bao quát.

– Xin giấy phép tổ chức và tìm nhà cung cấp

– Làm việc với nhà cung cấp

– Quản lý tài chính

– Triển khai và giám sát thực hiện

– Hoạch định và quản lý rủi ro

Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Blue Event đã tổ chức rất nhiều sự kiện lớn nhỏ khác nhau, tổ chức sự kiện tại TPHCM, tổ chức sự kiện tại Long An, tổ chức sự kiện tại Bình Dườn, tổ chức sự kiện tại Tây Ninh, tổ chức sự kiện tại Vũng Tàu, dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Đến với Blue Event, Quý khách sẽ được cung cấp:

– Dịch vụ chuyên nghiệp, chất lượng cao

– Hỗ trợ tư vấn miễn phí, nhiệt tình

– Chi phí hấp dẫn, nhiều ưu đãi.

Để biết thêm thông tin chi tiết Quý khách xin liên hệ Blue Event để được tư vấn nhiệt tình – miễn phí!

CÔNG TY TNHH  BLUE GLOBAL

Hotline:  0909 74 12 35 (Mr. Hà – Tư vấn 24/24h) & Email: Blueeventvietnam@gmai.com

Địa chỉ: Số 379/15, Đường Tân Hòa Đông, Phường Bình Trị Đông, Quận Bình Tân, TPHCM